'Ik ben op zoek naar psychologen of artsen (psychiaters) die weten welke verschijnselen typisch zijn voor informatiemoeheid, IFS, information overload, kortom over mensen die jarenlang te intensief informatie opgenomen en verwerkt hebben.'

Indien je de "informatieverwerkingsgrens" stelselmatig passeert, spreken we van informatie-overbelasting.

Informatie-overbelasting ontstaat onder meer indien:
- We de beschikbare info niet begrijpen.
- De hoeveelheid te begrijpen informatie niet meer aankunnen.
- We niet weten dat bepaalde info bestaat.
- We niet weten waar informatie te vinden is.
- We wel de info weten te vinden maar niet de toegang tot die info hebben of krijgen.
- Onbekendheid met de accuraatheid van de informatie (is info juist?).

Een gevolg van een langdurige blootstelling aan een dergelijke "overvloed aan informatie" kan volgens een onderzoek van Reuters (1996) leiden tot: spanning tussen collega's, minder 'job-satisfaction', gezondheidsproblemen, stress en verstoorde persoonlijke relaties (informatiebron:internet). De overbelasting door teveel informatie kan dus leiden tot dezelfde soort verschijnselen als bij burnout.
Je lost informatie-overbelasting op door anders, zelfbewuster en assertiever, met informatie om te gaan. Hier een paar tips om het emailverkeer te beperken:
- Plan een moment van de dag voor je emails, bijvoorbeeld een uur aan het einde van de dag en open gedurende de dag verder geen emails. Dat verstoort je werk.
- Lees geen lange emails, maar vraag mensen in de eerste alinea duidelijk te maken wat je met de informatie moet.
- Verwijder emails waarvan je denkt dat je er niets mee kunt, die je cc zijn toegestuurd. Zorg voor een goed opbergsysteem.
- Beantwoord iemand als je er zelf tijd voor hebt, niet omdat een ander je een nieuw mailtje stuurt met de vraag waar je antwoord blijft.
- Wees zelf selectief in het versturen van emails, want hoe meer je er zelf verstuurt, hoe meer je er krijgt.
- Probeer de behandeling van emails te delegeren, ze niet meer zelf te lezen, maar bijvoorbeeld een secretaresse te vragen ze te beantwoorden en de belangrijkste met je te overleggen.

Het zijn goede voornemens, maar het overkomt iedereen dat de informatie je af en toe boven het hoofd groeit en je je machteloos voelt en schuldig. Een eigen voorbeeld: het heeft wel eens een jaar geduurd voordat ik antwoord gaf op een email. Mensen waren dan zeer verrast antwoord te krijgen en waren al vergeten dat ze de vraag gesteld hadden. En ik me maar schuldig voelen dat ik nog steeds niet geantwoord had. Dat was dus een totaal overbodig gevoel. De les die ik er uit geleerd heb is niet te krampachtig met emails om te gaan, dat het niet erg is als ik een tijdlang geen tijd heb ze te beantwoorden, dat het prettig is als anderen een deel van de beantwoording kunnen overnemen. Zo hielpen bij deze FAQ mij twee van mijn collega's, Marjolijn Punt en Marjon Gerts.
Tenslotte: het is verbazend hoeveel tijd emails beantwoorden in beslag neemt. Zorg dus dat je het op een moment doet dat je er niet te lang mee door kunt gaan, bijvoorbeeld niet meer dan een uur hebt, want daarna moet je bijvoorbeeld je kinderen van school halen. Nog een laatste tip: ga 's avonds en ' s nachts niet te lang door met surfen en internetten, want gegarandeerd dat je er slechter door slaapt. Hieronder volgt nog een vragenlijstje over informatiestress en tips van Marjolijn Punt, coördinator van B&A/Prometheus, over hoe ermee om te gaan.

Omgaan met informatiestress

1. Ik krijg teveel informatie via verschillende communicatiemiddelen. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

2. In mijn werk kom ik regelmatig tijd te kort. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

3. De informatie die ik krijg, vind ik meestal relevant. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

4. Ik heb het gevoel dat er een duidelijke interne communicatie is. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

5. Ik vind het moeilijk in mijn werk prioriteiten te stellen. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

6. Ik ben onzeker over mijn positie binnen de organisatie. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

7. Met mijn werkzaamheden lig ik op schema. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

8. Ik vind dat ik regelmatig informatie via verkeerde kanalen ontvang. 1 2 3 4
1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

9. Ik heb regelmatig het gevoel achter de feiten aan te lopen. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

10. Ik vind mijn baas duidelijk over wat hij/zij van mij verwacht. 1 2 3 4

1= helemaal niet mee eens
2= niet mee eens
3= mee eens
4= helemaal mee eens

Informatiestress; informatie en tips

De term informatiestress, stress als gevolg van informatieovervloed, werd in 1997 voor het eerst gebruikt. Wat is informatiestress? Word je ziek ten gevolge van een teveel aan informatie die via steeds meer verschillende kanalen op je afkomt? Over het algemeen zijn wij uitstekend in staat selectief waar te nemen en alleen de informatie waar wij aandacht aan willen schenken tot ons te laten doordringen. Het vinden van informatie is door de toegenomen mogelijkheden zelfs veel gemakkelijker geworden. Hoe kan het dan dat wij toch stress ervaren? Bij informatiestress gaat het niet om de hoeveelheid informatie die toegankelijk en beschikbaar is, maar om de manier waarop je daarmee omgaat. Heb je geen vertrouwen hebt in je eigen vermogen de hoeveelheid aangeboden informatie het hoofd te bieden, of ben je bang om iets te missen en op grond daarvan verkeerde beslissingen te nemen, dan krijg je last van ongezonde stress. De hoeveelheid op je afkomende informatie is een bedreiging geworden. Stressverschijnselen zoals hoofdpijn, concentratievermindering, vermoeidheid en slaapproblemen kunnen het gevolg zijn. Wat kun je doen om dat te voorkomen? Naast de tips die bij stressmanagement genoemd worden zoals het inplannen van voldoende ontspanningsmomenten is het omgaan met een grote hoeveelheid informatie een vaardigheid die je kunt leren. Selectief omgaan met het zenden en ontvangen van informatie op het werk kan veel ongezonde stress voorkomen bij jezelf en bij anderen!

Tips
Zoek gericht naar de informatie die je nodig hebt en wees zelf ook selectief met het verzenden van informatie en de kanalen die je daarvoor kiest. Is een e-mailtje echt voor iedereen bedoeld? Houden anderen zich met dezelfde informatie bezig, misschien hebben zij al het één en ander uitgezocht. Soms is het handiger even bij een collega langs te lopen. Lees van ongevraagde informatie alleen titels en samenvattingen. Plan een bepaalde tijd per dag of per week in voor het verwerken van informatie en beperk je tot die tijd. Maak gebruik van een goed opberg en opzoeksysteem. Vraag ook eens aan anderen hoe zij met de hoeveelheid aangeboden informatie omgaan.